Plain language – dlaczego warto go stososować?

Medyku! Bankowcu! Inżynierze! Prawniku! COPYWRITERZE! Jeśli budujesz widoczność swojej (albo klienta) marki za pomocą tekstów w internecie, ten artykuł jest dla Ciebie. Dlaczego? Bo w Twojej branży łatwo wpaść w pułapkę skomplikowanej językowo treści. Sprawdź, jak jej uniknąć dzięki standardowi plain language.

Spis treści:

1. Prosty język – dlaczego go unikasz?
2. Plain language, czyli na czym polega prosty język?
3. Standard plain language jako klucz do świata Twoich odbiorców
4. Prosta polszczyzna lubi się z algorytmami Google’a
5. Czego dokładnie dotyczy standard plain language?
6. Jak sprawdzić, czy Twój tekst jest napisany prostym językiem?
7. Prosta polszczyzna w praktyce – uprośćmy kilka tekstów!
8. 13 przykazań prostego języka – jak pisać przystępnie?

Prosty język – dlaczego go unikasz?

Klątwa wiedzy to sytuacja, w której po prostu nie pamiętamy już, jak to było czegoś nie wiedzieć. Patrzymy na tworzone treści z perspektywy eksperta i dziwimy się, że są one tak proste i oczywiste. Warto pamiętać, że nasi potencjalni klienci nie muszą wiedzieć tego, co my – i w większości przypadków tak właśnie jest.

Prosty język wydaje się nam niewłaściwy, bo boimy się stracić autorytet. Chcemy być w oczach odbiorców specjalistami. To dlatego posługujemy się branżowym słownictwem i dbamy o odpowiedni wydźwięk wypowiedzi. Nie chcemy, żeby pisane przez nas teksty były odbierane jako komunikaty skierowane wyłącznie do osób słabo wykształconych. Często uważamy, że prosty język nie nadaje się do omawiania trudnych tematów.

Tak naprawdę jako prawdziwego eksperta postrzegamy kogoś, kto nawet skomplikowane rzeczy potrafi wyjaśnić szybko i przystępnie.

Innym problemem może być także chęć zachowania poprawności pod względem językowym. Często cierpi na tym klarowność wypowiedzi. Posługiwanie się poprawną polszczyzną jest oznaką profesjonalizmu, jednak nie zawsze warto przedkładać go ponad czytelność komunikatu. Ponadto takie starania mogą prowadzić do hiperpoprawności, która jest w gruncie rzeczy przejawem niepewności językowej.

Plain language, czyli na czym polega prosty język?

Rozwiązaniem opisanych powyżej problemów jest dostosowanie treści do standardu plain language. W Polsce rozpowszechnianiem tej idei zajmuje się Pracownia Prostej Polszczyzny działająca przy Uniwersytecie Wrocławskim. To właśnie „prosta polszczyzna” jest naszym rodzimym odpowiednikiem standardu plain language. Na czym polega?

Prosty język to zgodnie z opracowaną przez PPP definicją taki sposób organizacji tekstu, który umożliwia przeciętnemu obywatelowi łatwy dostęp do zawartych w tym tekście informacji. Pozwala też na ich lepsze zrozumienie i oparte na nich skuteczne działanie.

Po czym możemy rozpoznać prostą polszczyznę? Do jej cech zaliczamy:

1. Szeroki zakres odbiorczy;
2. Krótki czas przetwarzania tekstu;
3. Mniejszą stratę informacji w odbiorze;
4. Efektywniejsze działanie na podstawie zdobytych informacji.

Standard plain language został opracowany głównie z myślą o urzędach oraz pismach prawniczych, które powinny być zrozumiałe dla każdego. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by wdrożyć te zasady do komunikacji w swoim biznesie. Dlaczego warto to zrobić?

Standard plain language jako klucz do świata Twoich odbiorców

Czytanie to złożony proces psycholingwistyczny. Składają się na niego:

• wrażenia wzrokowe,
• rozumienie wyrazów i zdań,
• praca mięśni oczu,
• zapamiętywanie tekstu,
• przechowywanie w pamięci faktów z przeszłości,
• kojarzenie myślowe.

Odbiorca musi się więc mocno wysilić, by przeczytać i przyswoić nasz tekst. Dlaczego warto ułatwić mu te czynności? Musimy pamiętać o problemie, jakim jest konsumpcja treści. Codziennie w internecie publikuje się tysiące, a nawet miliony artykułów, przez co walka o uwagę odbiorców jest wyjątkowo zacięta.

Według raportu IAB z 2016 roku 50% internautów spędza na danej stronie mniej niż 10 sekund. W tym czasie odbiorcy scrollują około 50-60% treści, a czytają jedynie 20%. Z tego przeczytanego ułamka zapamiętują tylko 20% – głównie tytuły i nagłówki. Jeśli któryś akapit przyciągnie ich uwagę, przeczytają go słowo po słowie, ale nie zmarnują czasu na treści trudne do zrozumienia.

Prosta polszczyzna lubi się z algorytmami Google’a

Plain language warto połączyć z UX writingiem, by stworzyć treść przystępną i skanowalną. Co więcej, prosty język pomaga spełniać rekomendacje Google dotyczące działań SEO. Jednym z kluczowych kryteriów dla tekstów internetowych jest tworzenie ich z myślą o użytkownikach.

Więcej o UX writingu znajdziesz tu: Wszystko o UX writing, czyli jak tworzyć intuicyjne treści, które ludzie będą czytać

Treść powinna pokazywać jasno fachową wiedzę i dawać odbiorcy poczucie, że nie zmarnował czasu, aby ją przeczytać. Tekst ma być według ekspertów Google napisany dobrze i przystępnie, z zachowaniem zasad ortografii i gramatyki.

Prosta polszczyzna jest tu szczególnie pomocna, ponieważ język polski bywa po prostu trudny. Tendencja do stosowania imiesłowów, ciągów dopełniaczowych, rzeczowników odczasownikowych, zdań wielokrotnie złożonych i pojęć abstrakcyjnych nie powinna być cechą tekstów internetowych.  

Czego dokładnie dotyczy standard plain language?

Jak wskazują badacze z Pracowni Prostej Polszczyzny, nie da się zebrać w jeden zbiór wszystkich zasad plain language. Dziesiątki zaleceń dotyczą organizacji tekstu na wielu poziomach. Na szczególną uwagę zasługują obszary takie jak:

• dobór słownictwa,
• budowa zdań,
• segmentacja tekstu,
• organizacja treści,
• warstwa wizualna.

W prostym języku nie chodzi o bezwzględne stosowanie się do reguł wymyślonych przez językoznawców, a raczej o zapewnianie odbiorcom optymalnych warunków do zapoznania się z naszymi treściami. Aby to zrobić, warto wcielić się w rolę czytelnika i sprawdzić następujące aspekty:

• Czy można łatwo zorientować się w tematyce tekstu?
• Czy da się szybko przetworzyć informacje zawarte w pojedynczych zdaniach i całych akapitach?
• Czy widać w tekście relacyjne podejście do czytelnika?

Twierdzące odpowiedzi na te pytania oznaczają, że nasz tekst spełnia standardy prostej polszczyzny. Co więcej, można to zweryfikować dzięki odpowiednim narzędziom!

Jak sprawdzić, czy Twój tekst jest napisany prostym językiem?

Wielu z nas wydaje się, że trudno jest mierzyć słowa i stworzone z nich wypowiedzi. Istnieją jednak narzędzia, które wykorzystują statystyki do oceny trudności tekstów według określonych kryteriów. Mowa oczywiście o Jasnopisie i Logiosie.

Pierwszy z programów bada 20, a drugi 10 cech tekstu i na tej podstawie określa jego przystępność. W Jasnopisie obowiązuje skala od 1 do 7 – im mniej punktów, tym treść jest prostsza. Z kolei Logios pokazuje zgodność tekstu ze standardem plain language w procentach.

Aby ograniczyć używanie trudnych konstrukcji, warto skorzystać z różnych wskaźników. To między innymi:

• Indeks Pisarka – to początki myślenia o prostej polszczyźnie. Indeks opracowany w latach 60. ubiegłego wieku – podobnie jak inne – mierzył przystępność tekstu na podstawie długości wyrazów i zdań. Dziś wyliczenia zgodne z ustaleniami Walerego Pisarka możemy zobaczyć w Jasnopisie.
• Indeks FOG – narzędzie to mierzy przystępność tekstu, czyli długość słów i zdań. To dwie najważniejsze części składowe wypowiedzi. Wskaźnik mglistości porównuje nasz tekst do treści czytanych na różnych poziomach edukacji i określa, jaka grupa odbiorców będzie w stanie go zrozumieć.
• Plain Language Index (PLI) – to następca FOG-a, który ocenia przystępność tekstu na podstawie aż 10 cech języka, a potem w procentach pokazuje, na ile treść jest zgodna ze standardem plain language. Opracowali go eksperci z zespołu Logiosa.

Prosta polszczyzna w praktyce – uprośćmy kilka tekstów!

Wklejasz swój artykuł do Jasnopisu lub Logiosa i otrzymujesz słaby wynik. Narzędzia pokażą Ci, co robisz źle, ale tekst musisz poprawić samodzielnie. Jak to zrobić? Spójrzmy na przykłady:

Częstotliwość występowania takiej pomyłki ma podłoże psychologiczne, wpisując hasło szybko, mając na ekranie „kropeczki” zamiast znaków, zakładamy automatycznie, że nie trafiliśmy w poprawną literę bądź cyfrę i dlatego otrzymujemy komunikat o błędnym haśle.

Źródło: [https://pocztowy.pl/blog/zablokowalem-sobie-bankowosc-co-robic/]

Jasnopis: 5/7, średnia długość słowa: 2,52 sylaby, średnia długość zdania: 33 słowa, procent słów długich: 15,2%; PLI w Logiosie: 40%

To zdanie jest przede wszystkim za długie – warto podzielić je na krótsze wypowiedzenia. Zawiera też wiele słów, które mają więcej niż cztery sylaby. Do tego widzimy rzeczownik abstrakcyjny (częstotliwość), gerundium (występowanie) i imiesłowy (wpisując, mając). Zmieńmy to:

Taka pomyłka występuje często i ma podłoże psychologiczne. Kiedy wpisujemy hasło szybko, na ekranie widzimy „kropeczki” zamiast znaków. Z rozpędu zakładamy, że nie trafiliśmy w poprawną literę lub cyfrę i dlatego otrzymujemy komunikat o błędnym haśle.

Jasnopis: 3/7, średnia długość słowa: 2,33 sylaby, średnia długość zdania: 12 słów, procent słów długich: 8,3%; PLI w Logiosie: 67%

Nie zawsze jednak da się zastąpić specjalistyczne terminy czy trudne słowa prostszymi wyrazami. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji? Sprawdźmy:

Ostatnim z podstawowych parametrów morfologii jest PLT (liczba płytek krwi). Jej wzrost występuje przy niedoborze żelaza, w łagodnych i złośliwych stanach zapalnych, po usunięciu śledziony i w przebiegu chorób mieloproliferacyjnych (np. nadpłytkowość samoistna).

Obniżona ilość płytek może świadczyć z kolei o: małopłytkowości immunologicznej, polekowej, poinfekcyjnej, w przebiegu chorób wątroby, aplazji szpiku, nacieczeniu szpiku w białaczkach i przerzutach nowotworów do szpiku, albo utraty płytek poprzez obfite krwotoki.

Źródło: [https://www.dkms.pl/dawka-wiedzy/o-nowotworach-krwi/morfologia-krwi-co-to-jest-jak-czytac-wyniki-badania]

Tekst ma charakter medyczny i jest prawdopodobnie skierowany do osób o takim wykształceniu. Z tego powodu wynik 7/7 w Jasnopisie czy 10% PLI w Logiosie niewiele mówią o jego przystępności przeciętnemu odbiorcy. Mimo to można sprawić, by był bardziej przyjazny dzięki technikom UX writingu i parafrazom:

Ostatni parametr podstawowej morfologii to PLT (liczba płytek krwi). Jego wzrost występuje:

• przy niedoborze żelaza,
• w łagodnych i złośliwych stanach zapalnych,
• po usunięciu śledziony,
• w przebiegu chorób nowotworowych krwi (np. nadpłytkowości samoistnej).

Z kolei obniżenie liczby płytek krwi (PLT) pojawia się:

• przy małopłytkowości immunologicznej, polekowej lub poinfekcyjnej,
• w przebiegu chorób wątroby,
• przy aplazji szpiku,
• przy nacieczeniu szpiku w białaczkach i przerzutach nowotworów do szpiku,
• w wyniku utraty płytek przez obfite krwotoki.

Wynik w indeksie PLI wzrósł do 19%. Zmieniły się też średnie długości jednostek tekstu:

• średnia długość słowa: 2,45 przed redakcją i 2,37 po;
• średnia długość zdania: 22,3 przed redakcją i 5,9 po.

Graficzne rozłożenie trudnego tekstu i przypomnienie odbiorcy o jego temacie to kolejne metody, które zwiększają przystępność treści.

Przyjrzyjmy się następnemu przykładowi:

Wsparcie adwokata nie bazuje tylko na reprezentowaniu klientów przed sądem, ale obejmuje także wszechstronne porady prawne oraz sporządzanie różnego rodzaju opinii i dokumentów, których prawidłowa konstrukcja może mieć duże znaczenie w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Źródło: [https://www.pkt.pl/artykul/profesjonalna-obsluga-prawna-kancelaria-adwokata-krzysztofa-powierzy-125757]

Jasnopis: 5/7, średnia długość słowa: 2,54, średnia długość zdania: 35; PLI w Logiosie: 25%

To znów przesadnie długie, wielokrotnie złożone zdanie z dużą liczbą gerundiów. Można je naprawić na dwa sposoby. Szybszy: wyliczenie w formie punktorów. Lepszy: zamiana rzeczowników na czasowniki. Spójrzmy:

Adwokat wspiera klientów poprzez różne działania. Musisz wiedzieć, że nie tylko reprezentuje ich przed sądem, ale też udziela wszechstronnych porad prawnych. Ponadto sporządza opinie prawne i dokumenty. To ważne, ponieważ prawidłowa konstrukcja pisma ma znaczenie w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Jasnopis: 3/7, średnia długość słowa: 2,32, średnia długość zdania: 9,3; PLI w Logiosie: 47%

Dla porównania zbadajmy także wersję z punktorami:

Wsparcie adwokata obejmuje:

• reprezentowanie klientów przed sądem,
• wszechstronne porady prawne,
• sporządzanie różnego rodzaju opinii i dokumentów (ich konstrukcja ma znaczenie w postępowaniu sądowym i administracyjnym).

PLI: 30%, Jasnopis: 6/7

Jest krócej, ale niekoniecznie lepiej. Na tym przykładzie widać wyraźnie, że wprowadzenie czasowników korzystnie wpływa na przystępność tekstu. Okazuje się więc, że – choć pomocne – kondensacja treści i UX writing nie zawsze załatwiają sprawę.

13 przykazań prostego języka – jak pisać przystępnie?

Za nami kilka przykładów, jak upraszczać teksty. Zbierzmy wnioski w czytelną listę porad, które możesz wdrożyć już dzisiaj! Dzięki temu Twoje teksty mają szansę dotrzeć do szerszego grona odbiorców.

JAK PISAĆ PROSTYM JĘZYKIEM? 13 WSKAZÓWEK

1. Stosuj czasowniki, najlepiej w formie osobowej. To właśnie one nadają tekstowi dynamikę i sprawiają, że czytamy szybciej. Oprócz tego pokazują, kto stoi za konkretnymi działaniami.
2. Używaj krótkich zdań! Zawsze zastanawiaj się, czy zamiast przecinka możesz postawić kropkę, wykrzyknik lub znak zapytania. To również dynamizuje treść i ułatwia czytanie.
3. Rezygnuj ze zdań wielokrotnie złożonych. Pamiętasz zadania ze składni w szkole? Nie chcesz chyba trafić do zeszytu ćwiczeń jako zmora kolejnych pokoleń uczniów.
4. Unikaj gerundiów, czyli rzeczowników odczasownikowych. Nie są błędem, ale jeśli możesz zamienić je na czasownik – zrób to.
5. Wystrzegaj się imiesłowów, zwłaszcza przysłówkowych. Są trudne – nie tylko dla czytelnika, ale też dla Ciebie. Łatwo tu popełnić błąd składniowy.
6. Mądrze korzystaj ze strony biernej. To nie tak, że jest zakazana, ale pisz z głową! Jeśli bohaterem Twojego tekstu jest produkt-obiekt jakiejś czynności, to strona bierna jest uzasadniona – oczywiście w granicach przystępności.
7. Ograniczaj rzeczowniki abstrakcyjne. Zostaw radość, jasność, przydatność, elastyczność, a także wszystkie nadzieje i komforty w spokoju. Lepiej sprawdzą się przymiotniki i przysłówki, zwłaszcza że sprzyjają językowi korzyści. Wolę STAĆ SIĘ radosna lub CZUĆ SIĘ komfortowo niż tę radość czy komfort mieć.
8. Uważaj na dopełniacz, z którego można łatwo zrobić zawiły ciąg wyrazów. Coś w stylu „protokół posiedzenia komisji nadzoru finansów zakładu” albo „objawy zapalenia włókien mięśni kończyn”.
9. Parafrazuj, zwłaszcza gdy piszesz dla laików. „Nowotwory krwi” są dla czytelnika bez wykształcenia medycznego bardziej zrozumiałe niż „zespoły mieloproliferacyjne”, prawda? Jednak nie korzystaj z tego rozwiązania, jeśli czujesz, że tekst stanie się przez to nieprecyzyjny.
10. Definiuj trudne pojęcia. Po prostu.
11. Zwracaj się do czytelnika. Zbudujesz w ten sposób relację i pokażesz, że go widzisz – że jest osobą, a nie kliknięciem mierzonym w Google Analytics.
12. Pokazuj informacje w czytelnej formie! Listy i tabelki są przyjaciółmi – Twoimi i Twoich odbiorców.
13. Polub się ze słownikiem synonimów, bo to właśnie on pomoże Ci w szukaniu prostszych i krótszych wyrazów.

Aby poprawić swój warsztat copywritera, zobacz też: 10 błędów w SEO copywritingu

Źródła:

Charzyńska Edyta, Pisz do mnie jaśniej! [w:] forumakademickie.pl[https://prenumeruj.forumakademickie.pl/fa/2018/04/pisz-do-mnie-jasniej/; dostęp: 30.05.23]

Hampelska Patrycja, Co to jest plain language i jak stworzyć tekst zgodnie z tą ideą? [w:] contentwriter.pl [https://contentwriter.pl/plain-language/; dostęp: 30.05.23]

Jasnopis [https://jasnopis.pl/]