BLUERANK SP. Z O.O.
z dnia 17 września 2024 r.
– wydana na podstawie Rozdziału 3.
ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
§ 1
DEFINICJE
- Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
- „ustawie” – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
- „sygnaliście” lub „zgłaszającym” – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, o której mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1) – 13) ustawy;
- „podmiocie prawnym” lub „Organizacji” – rozumie się przez to Bluerank Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi;
- „naruszeniu prawa” – rozumie się przez to pojęcie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy;
- „działaniu następczym”; „działaniu odwetowym”; „informacji zwrotnej”; „kontekście związanym z pracą”; „organie publicznym”; „osobie, której dotyczy zgłoszenie”; „osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia”; „osobie pomagającej sygnaliście”; „osobie powiązanej z sygnalistą”; „ujawnieniu publicznym”; „zgłoszeniu wewnętrznym”; „zgłoszeniu zewnętrznym” – rozumie się przez to pojęcia, w brzmieniu zdefiniowanym w art. 2 pkt 1) ustawy;
- „zgłoszeniu” – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa.
§ 2
SYGNALIŚCI
- Sygnalistą może być osoba fizyczna, o której mowa w § 1 pkt 1.2. powyżej, zarówno przed nawiązaniem stosunku prawnego (np. kandydat do pracy), jak i po jego ustaniu (np. były pracownik) jeżeli zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa uzyskał w kontekście związanym z pracą.
- Sygnaliści, osoby pomagające sygnaliście i z nim powiązane pozostają pod ochroną przed działaniami odwetowymi Organizacji. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi określonymi w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest:
- prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz
- że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Ochrona przed działaniami odwetowymi rozciąga się także na sygnalistów działających w dobrej wierze, nawet jeśli w wyniku weryfikacji okazałoby się, że zgłaszane naruszenie faktycznie nie miało miejsca.
- Zgłoszenia anonimowe, tzn. dokonane przez osobę, która nie ujawniła Organizacji swojej tożsamości nie są przyjmowane w trybie zgłoszeń wewnętrznych na podstawie niniejszej procedury a te, które zostały złożone podlegają zniszczeniu.
- Dostęp do danych osobowych i informacji objętych zgłoszeniem wewnętrznym mają jedynie osoby upoważnione przez Organizację. Dane sygnalisty a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym podlegają ochronie i są poufne, a ochrona ta dotyczy informacji w oparciu, o które można zarówno bezpośrednio jak i pośrednio zweryfikować ich tożsamość. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy przypadków, w których osoby te wyraziły wyraźną zgodę na ujawnienie ich tożsamości.
§ 3
OSOBY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ SPOSOBY ICH PRZEKAZYWANIA
- Osobami upoważnionymi przez Organizację do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych są Paulina Zagawa – Senior Financial Controller oraz Monika Marszałek – Finance Director.
- Tworzy się następujące kanały (sposoby) przekazywania Organizacji zgłoszenia wewnętrznego, z których sygnalista może korzystać alternatywnie – według swego wyboru:
- pisemny – gdy zgłoszenie wewnętrzne złożono poprzez wysłanie listu na adres Paulina Zagawa/Monika Marszałek – Bluerank Sp. z o.o., al. Piłsudskiego 87 (Imagine B), Łódź 92-332 z dopiskiem na kopercie: SYGNALISTA-ZGŁOSZENIE lub w wiadomości email wysłanej na adres poczty elektronicznej [email protected];
- ustny – gdy zgłoszenie wewnętrzne złożono poprzez bezpośredni kontakt z osobą upoważnioną przez Organizację do jego przyjęcia, o której mowa w ust. 1 powyżej lub w postaci nagrania przesłanego na adres poczty elektronicznej [email protected].
- Na wniosek sygnalisty ustne zgłoszenie naruszenia prawa, o którym mowa w ust. 2 lit. b) powyżej może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającej jej wyszukanie lub
- protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń o której mowa w ust. 1 powyżej.
- Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać:
- dane osoby zgłaszającej, w tym: imię, nazwisko, kontekst związany z pracą oraz preferowany sposób kontaktu i przekazywania informacji o toczącym się postępowaniu tj.: numer telefonu/adres email/adres do korespondencji (adres do kontaktu z sygnalistą);
- o ile to możliwe dane osób, których dotyczy zgłoszenie, w tym imię i nazwisko oraz oznaczenie komórki organizacyjnej, z określeniem stanowiska lub pełnionej funkcji;
- opis stanu faktycznego skutkującego naruszeniem prawa;
- miejscowość i datę sporządzenia;
- podpis sygnalisty.
§ 4
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE PODMIOTU PRAWNEGO
- Organizacja potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać mu potwierdzenie.
- Organizacja ma obowiązek przekazać sygnaliście informację zwrotną w maksymalnym terminie 3 miesięcy liczonym od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazywać potwierdzenie. W przypadku nieprzekazania sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym liczony jest od upływu 7 dni od dnia jego dokonania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 5
PODMIOT UPOWAŻNIONY DO PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
- Osobami upoważnionymi przez Organizację do podejmowania z działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej są Paulina Zagawa – Senior Financial Controller oraz Monika Marszałek – Finance Director.
- Organizacja ma obowiązek podjęcia, za pośrednictwem osoby, o której mowa w ust. 1 powyżej działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
- Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych przed przystąpieniem do pracy składa pisemne zobowiązanie do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych. Zobowiązanie to jest skuteczne także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała tę pracę.
- Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych przed przystąpieniem do pracy otrzymuje od Organizacji, działającej jako administrator danych osobowych pisemne upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych.
- Osoba wskazana w § 3 ust. 1 oraz § 5 ust. 1 niniejszej procedury, w przypadku, gdy z treści zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogła być w jakikolwiek sposób pośredni lub bezpośredni zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot tego zgłoszenia, podlega wyłączeniu i nie może wykonywać dalszych czynności związanych z jego przyjęciem. W takim wypadku Organizacja upoważnia inną bezstronną osobę lub jednostkę do prowadzenia działań następczych w odniesieniu do tego zgłoszenia.
- Podstawą wyłączenia osoby, o których mowa w ust. 6 powyżej może być jej oświadczenie albo umotywowany wniosek sygnalisty lub innej osoby.
- Odwołanie osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych może nastąpić w szczególności, w przypadku:
- złożenia przez nią rezygnacji z pełnionej funkcji;
- choroby lub długotrwałej nieobecności uniemożliwiającej realizację powierzonych jej zadań, przekraczającą 14 kolejnych dni roboczych;
- uzyskania informacji o złożeniu zgłoszenia wewnętrznego dotyczącej tej osoby;
- skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne.
- Nadane przez Organizację upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych wygasa:
- w wyniku ustania stosunku pracy lub innej podstawy zatrudnienia;
- w przypadku odwołania przez Organizację;
- w przypadku śmierci.
§ 6
DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który został określony art. 2 pkt 6 ustawy. Szczegółowe informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych stanowią Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
§ 7
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę a wszelkie zmiany lub uchylenie procedury w jej treści wymagają zachowania trybu właściwego dla jej przyjęcia.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Organizacji.
Załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych (ochrony sygnalistów) w Bluerank Sp. z o.o. z dnia 17.09.2024 r.
INFORMACJE NA TEMAT DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH ALBO ORGANÓW PUBLICZNYCH
- Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.
- W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
- Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
- Rzecznik Praw Obywatelskich:
- ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1–16 ustawy, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;
- przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;
- zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
- udziela sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z sygnalistą, oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie, o którym mowa w lit. d) powyżej;
- udziela sygnalistom oraz sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z sygnalistą, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz – w odpowiednich przypadkach – wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.
- Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego. Informacja obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane, oraz datę przekazania.
- Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
- Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
- Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
- Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”.
- Organ publiczny:
- przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
- dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
- rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
- przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
- podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
- przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym paragrafie zastosowanie ma ustawa.