Niemal w każdym miejscu, gdzie pracujemy wśród ludzi, bardzo ważna jest odpowiednia komunikacja i przepływ informacji, tym bardziej jeśli liczba pracowników stopniowo się zwiększa i finalnie sięga do ponad 100 osób.
W Bluerank ważnym elementem życia firmy są Bluemeetingi, czyli cokwartalne spotkania dla pracowników, gdzie podsumowuje się miniony kwartał pracy konkretnych działów. Z zasady prelegentami są głównie przedstawiciele grona managerskiego lub osoby do tego wytypowane. W tym miejscu ważna jest dynamika spotkania i skupienie się na najważniejszych kwestiach omawianych w czasie kilku minut dla każdego managera. Pozwala to na unaocznienie tego, co wydarzyło się przez określony czas oraz co z tego wynika dla firmy. Dzięki temu cały zespół lub pojedyncze osoby mogą zobaczyć swoje sukcesy, wyróżnienia, ciekawe projekty oraz rzeczy, które można by poprawić.
Spis treści
Jak zrodził się pomysł?
Bluemeetingi zostały wprowadzone jako wspólna inicjatywa managerska ponad 10 lat temu, gdy
firma w szybkim tempie zaczęła się rozrastać pomnażając liczbę pracowników, działów a tym samym
pomieszczeń oraz pięter biurowych. Coraz trudniej przekazywało się informacje wszystkim
pracownikom. Pomysł zrodził się z potrzeby znalezienia kluczowego rozwiązania wspierającego
dwustronną komunikacje w całym zespole. Po pierwszych takich spotkaniach pracownicy dostawali
ankiety oceniające wartość każdego wystąpienia oraz możliwość dodania swoich spostrzeżeń, co
miało pomóc obrać konkretny kierunek, aby prezentowane zostały tematy istotne dla większości.
Dawniej i dziś…
Początkowo przygotowywane w jednym pokoju, w niemalże partyzanckich warunkach, potem
w wynajętych salach konferencyjnych, skończywszy na własnej przestrzeni, którą jest przestronna
kuchnia – odpowiednio przygotowana, świetnie spełniająca role auli.
Średnio dwugodzinne spotkanie zawsze otwiera Prezes Maciej Gałecki, aby podzielić się danymi,
opisującymi aktualną sytuację finansową danego kwartału. Następnie CEO wprowadzają kolejno
informacje z obszarów Explore oraz Exploit. W kolejnej części prezentowany jest cykl slotów: “Wieści
z działów”. W nim szefowie działów podsumowują konkretny etap, a także mają możliwość
w dostępny sposób przekazać swoje uwagi, wskazówki czy propozycje usprawnień. Na koniec każdy ma szansę zadać pytanie występującemu. W przeszłości sporadycznie zdarzyło się organizatorom zapraszać osoby z zewnątrz, otwierając chociażby dyskusje panelowe z naszymi klientami. Same przygotowanie spotkania i zbieranie slajdów wcześniej leżało na barkach Prezesa, z biegiem czasu te obowiązki zostały przekazywane od CEO Assitant, aktualnie po Office Managera.
Spotkania są organizowane zawsze w jeden z ostatnich poniedziałków (obowiązkowy dzień pracy
w biurze), na koniec kolejnego miesiąca po zakończonym kwartale. Miernikiem efektywności spotkań
jest frekwencja, która wynosi średnio ponad 70 proc. Dodatkowo od pewnego czasu materiał
z Bluemeetingów jest nagrywany dla osób, które są nieobecne z różnych innych, niezależnych przyczyn losowych.
Korzyści wspólnych spotkań
Bluemeetingi jako efektywny przepływ informacji wpływają na zaangażowanie pracowników,
zwiększają ich identyfikację z celami firmy oraz wzmacniają wizerunek wewnętrzny firmy, gdzie
ważna jest otwarta i aktywna komunikacja na każdym szczeblu. Pracując hybrydowo, dzięki tym
spotkaniom otwiera się dodatkowa możliwość bezpośredniego spotkania pracowników wszystkich
obszarów. Projekt na stałe wpisał się w kalendarz cyklicznych wydarzeń odbywających się w firmie,
ciesząc się ciągłym zainteresowaniem pracowników, co przyczynia się do jego ciągłej kontynuacji.
