Nie trać czasu na niedziałające „burze mózgów”. Prowadź je tak, by nie były zabawą z kolorowymi karteczkami, ale skutecznym procesem! Dobre pomysły z planem wdrożenia – tak się da. I o tym jest ten artykuł.
Koronawirus zmienił świat. Inaczej żyjemy, inaczej pracujemy. Innymi jesteśmy konsumentami i klientami. Menadżerowie – których opleciony strategiami świat stanął na głowie – szukają dziś sposobów na sprawne znajdowanie nowych pomysłów i wypracowanie rozwiązań, które zaspokoją nowe potrzeby klientów.
Często sięgają po burze mózgów. I niekiedy rozczarowują się marnymi efektami. Ale uwaga! Spotkanie przy stole i zapisanie pomysłów na kolorowych karteczkach to nie jest burza mózgów! Brainstorm to proces, który ma swoje określone zasady – niezbędne, by był skuteczny. Jakie? Przeczytasz poniżej.
Burze mózgów w czasach COVID – liczy się skuteczność
Dziś przyszłość przychodzi szybciej, niż ktokolwiek mógł to sobie wyobrazić kilka miesięcy temu – twierdzą eksperci firmy doradczej PwC i trudno się w nimi nie zgodzić. Przed menadżerami i liderami zarządzającymi w czasach VUCA (zmiennych, niepewnych, złożonych i niejednoznacznych) stoją dwa główne wyzwania. Po pierwsze poznanie „na nowo” – klientów, ich nawyków i oczekiwań. Więcej o VUCA przeczytasz – TUTAJ
Ale to za mało. Nie wystarczy poznać, trzeba także sprawnie wykreować i wdrożyć nowe podejścia, które są w stanie odpowiedzieć na dzisiejsze potrzeby konsumentów.
Do tworzenia rozwiązań przydatne są burze mózgów. Ale żeby pomoc nie była pozorna, ich efektem muszą być dobre rozwiązania, które zostaną wdrożone!
Ta skuteczność, ma jeszcze jeden, bardzo istotny dziś wymiar. W DNA burz mózgów wpisane jest Creative Confidence. Mówi o tym David Kelly, amerykański przedsiębiorca, jeden z twórców technik kreatywnych i procesu Design Thinking. Jego zdaniem, wszyscy jesteśmy kreatywni, lecz wielu z nas brakuje pewności do wdrażania nowych pomysłów, a nawet dzielenia się nimi. Zmienia się to, gdy widzimy efekty naszych wysiłków – czyli konkretne wdrożenia. To dodaje nam pewności siebie, otwiera na dalsze kreowanie, szukanie rozwiązań. I dzielenie się nimi.
Dziś, w czasach COVID, takie wzmacnianie zespołu i indywidualnych pracowników, jest bardzo ważne. A wypracowane rozwiązania mają niebagatelne znaczenie dla marek i ich przyszłości biznesowej.
Instrukcja do burzy mózgów? Tak, i lepiej poznaj te zasady!
Autorem burzy mózgów jest Alex Osborn, amerykański menedżer, specjalista od reklamy, pasjonat kreatywności. To on, w 1952 roku, opracował zasady grupowego wymyślania pomysłów, nazywając proces „brainstorming”.
Od tego czasu toczą się dyskusje nad skutecznością techniki. Są też profesjonalne badania i eksperymenty prowadzone przez naukowców. Jeden z najsłynniejszych przeprowadził w 1958 roku Donald Taylor na Uniwersytecie Yale. Podzielił studentów na dwie grupy. Pierwsza pracowała zespołowo, w drugiej – każdy indywidualnie. Zadanie polegało na wygenerowaniu jak największej liczby odpowiedzi, m.in. na pytania z kategorii poważne oraz abstrakcyjne, np.:
- Jak skłonić turystów, by odwiedzali Stany Zjednoczone?
- Jakie byłyby pozytywne i negatywne skutki, gdyby ludzie mieli szósty palec?
Badacze sprawdzili liczbę wygenerowanych rozwiązań oraz ich jakość, mierzoną unikalnością, znaczeniem, możliwością zastosowania. Gdy porównali wyniki okazało się, że lepsze rezultaty uzyskała grupa pracująca indywidualnie.
Ale właśnie! Od tego czasu pojawiło się wiele polemik z badaniem z Yale, gdyż w eksperymencie nie zastosowano zasad burzy mózgów, o których mówił już sam Osborne. A to jest warunek skuteczności i osiągnięcia efektu synergii w grupie.
10 zasad skutecznej burzy mózgów
Jakie są zatem te zasady? Bardzo konkretną instrukcję Osborn’a, rozwijali przez kolejne lata eksperci i praktycy m.in. procesu Design Thinking i Design Sprint.
Jeśli więc jesteś organizatorem burzy mózgów, pamiętaj o tych wskazówkach:
- Przedstaw cel burzy mózgów. Po co to robimy? Jaki efekt biznesowy chcemy osiągnąć i dlaczego? Walczymy o nowych klientów? Poprawiamy Customer Journey obecnych, by z nami zostali? Pytanie „Why” nie może zostać bez odpowiedzi!
- Stosuj „odroczenie oceny” – moderator burzy mózgów musi jasno powiedzieć uczestnikom, że w pierwszym etapie generowania pomysłów rezygnujemy z oceny ich. Każdy pomysł jest dobry, a te „odjechane” są super. Fantazjujemy, bawimy się! Szukamy rozwiązań oryginalnych.
- Zaplanuj czas na pracę indywidualną. Poproś uczestników o samodzielną burzę mózgów, a potem przedstawienie pomysłów grupie. Cel: wypowiedziane na głos pomysły indywidualne inspirują innych.
- Poproś uczestników, by zapisywali wszystkie pomysły! Dzięki temu nie umkną i przez cały proces będą inspirację. Zaplanuj dużą przestrzeń na karteczki z rozwiązaniami – najlepiej na pionowej ścianie. Poczucie, że trzeba zapełnić „dużo miejsca” też pobudza do pracy.
- Zachęć uczestników, by nadbudowywali pomysły – każdy ma prawo, a wręcz powinien, inspirować się pomysłami wypowiedzianymi przez poprzedników. To nie „ściąganie”, to działanie, które daje dobre efekty i rozwija rozwiązania.
- Zadbaj o moderatora – osobę, która zna zasady prowadzenia burzy mózgów, i będzie czuwać nad całością (realizacją celu, czasem, angażowaniem wszystkich uczestników).
- Zadbaj o udział osób decyzyjnych. Ich zaangażowanie w temat będzie wsparciem przy wdrażaniu rozwiązań.
- Do burzy mózgów zaproś grupę, w której jest maksymalnie 12 osób. W procesie dziel ją na pół, daj pracować w szóstkach. Stosuj burze piramidalne – zaproponuj rozmowę w parach, potem dyskusję tego zagadnienie w czwórkach…
- Wyznacz termin ukończenia pracy oraz harmonogram kolejnych etapów (wymyślanie pomysłów, wybór najlepszych, ulepszanie, stworzenie planu wdrożenia).
- Podsumuj burzę mózgów i wyznacz dalsze kroki. Określ role i zadania Osób zaangażowanych we wdrażanie rozwiązań.
Często nad większością tych punktów czuwa doświadczony moderator procesu i takie burze przynoszą najlepsze rezultaty. Ale jeśli pracujecie we własnym gronie, nie możecie tych zasad pomijać.
Burze w NIKE i korzyści z Design Thinking w IBM
Burze mózgów to najważniejsza część Design Sprint – opartego na Design Thinkig procesu, który został wymyślony w Google. Jego celem jest duża liczba dobrych, nadających się do wdrożenia rozwiązań. Więcej na ten temat znajdziesz – TUTAJ
Dziś procesem pracują największe marki świata, a świetnie wspierają się nim także małe i średnie przedsiębiorstwa.
Niedawno, już w czasie nowej normalności COVID, Design Sprint i burze mózgów zastosowała NIKE. Marka wypracowała nowy produkt – buty do „siedzenia w domu”, które łączą wygląd i wygodę obuwia sportowego, z łatwością zakładania i przyjaznością domowych klapków. Mocną stroną produktu jest kilka wkładek z wypustkami – które możemy stosować w zależności od naszego nastroju.
NIKE na co dzień pracuje procesem Design Sprint, a zespołowe burze mózgów, które prowadzi, przynoszą oczekiwane rezultaty.
Cztery lata temu decyzję o rozpoczęciu pracy procesem Design Thinking podjęła marka IBM. W wyniku prowadzonych pod okiem doświadczonych moderatorów burz mózgów wypracowanych zostało kilkadziesiąt finalnych rozwiązań, które zmieniały system pracy w IBM. Marka przyznała, że „sporo się zmieniło”, ale chciała poznać konkrety – jaki jest zwrot z inwestycji w proces Design Thinking. Zatrudniła niezależną firmą badawczą Forrester Consulting, która wyliczyła, że w ciągu trzech lat marka IBM – dzięki inwestycji w Design Thinking – osiągnęła 20 mln dolarów oszczędności, a wszystkie korzyści z wdrożenia wyceniła na 50 mln dolarów.
Oszczędności bezpośrednie wynikały z:
- Szybszego znajdowania rozwiązań – oszczędność czasu o 70 proc.
- Sprawnego testowania i prototypowania rozwiązań, co zredukowało czas projektowania produktów z 14 do 6 tygodni!
- Mniejszej liczby błędów zgłaszanych po rynkowym debiucie produktów – średnio z 30 do 15.
Jedną z technik stosowaną w IBM podczas burz mózgów był SCAMPER. Na czym polega technika – przeczytasz poniżej.
Przykłady skutecznych technik kreatywnych – ćwiczenia
Burza mózgów to nie zachęta dla zespołu „wymyślmy coś”, ale szereg technik i narzędzi, które nadają kształt dyskusji, zachęcają do spojrzenia na wyzwanie z różnych stron, pomagają wygenerować niebanalne pomysły.
Oto przykłady:
SCAMPER
Technika bardzo przydatna w czasach koronawirusa – gdy firmy z dnia na dzień znalazły się w zupełnie nowej sytuacji, natomiast prawie wcale nie zmieniły się ich zasoby – muszą działać po nowemu, mając te same aktywa, tych samych pracowników, nieruchomości, know-how… Technika pomaga generować zupełnie nowe rozwiązania, bazując na zasobach, które mamy.
Metoda SCAMPER składa się z kilku kroków, których pierwsze litery tworzą jej nazwę.
S (Substitute) – ZASTĄP – Jaki fragment rozwiązania (np. w procesie obsługi klientów) można zastąpić? Jak to zrobić? Czym zastąpić?
C (Combine) – POŁĄCZ – Co warto połączyć (np. kawiarnię i kącik czytelniczy?). Co będzie wynikiem połączenia?
A (Adapt) – DOSTOSUJ – Czy istnieje rozwiązanie, które możemy dopasować do naszego pomysłu? Analogie?
M (Modify) – MODYFIKUJ – Zmień kolor, kształt, powiększ. Co to da?
P (Put to Another Use) – WYKORZYSTAJ W INNYM CELU – Do czego jeszcze może służyć nasz produkt (np. producent wody mineralnej stworzył butelki w kształcie hantli do ćwiczeń)? Komu i w czym pomoże?
E (Eliminate) – ELIMINUJ – może nie wszystko jest niezbędne? Z czego można zrezygnować? Co da się uprościć?
R (Reverse) – ODWRÓĆ – zmień kolejność, postaw na głowie. Co to da?
ODWRÓCONA BURZA MÓZGÓW
Aby skorzystać z tej techniki, należy zadać przewrotne pytanie. Jeśli wypracowujesz przyjazne rozwiązania w edukacji, np. dotyczące zapisów na kursy, to zapytaj, co w tym procesie zwykle doskwierało. Przypomnij sobie swoje doświadczenia, czego nie lubiłeś. Na tej podstawie wypracujcie dobre praktyki i rozwiązania, które poprawią komfort zapisów.
TECHNIKA ZMIANY PERSPEKTYWY
Wyjdź ze swej roli i wciel się w doradcę. Spójrz na wyzwanie z boku. Na chłodno. Gdybyś był ekspertem i miał doradzić zespołowi pracującemu nad problemem, to co być powiedział?
A ONLINE?
Czy da się skutecznie prowadzić burze mózgów online? Zdecydowanie tak! Nowoczesne narzędzia do pracy zdalnej umożliwiają jednoczesną, grupową pracę, z wykorzystaniem powyższych technik. Wystarczy sięgnąć po jedno z narzędzi, np. bezpłatne MIRO, w którym uczestnicy burzy mózgów pracują na jednej planszy – wstawiają kolorowe karteczki, zapisują na nich pomysły, zmieniają kolejność, głosują.
– Gdy nad całością czuwa doświadczony moderator i sprawnie prowadzi proces, to w burzę mózgów online udaje się wszystkich równo zaangażować – mówi Magdalena Euejda, Digital Strategy Manager w agencji Bluerank.
Burza mózgów w Bluerank – warsztaty „Savoir-Vivre w Biznesie”. Prowadzenie: Katarzyna Szymańska, Client Service Team Supervisor i Joanna Blewąska, Digital Strategy Specialist.
Jak ulepszać pomysły i rozwiązania – przykład techniki
Po wybraniu pomysłów warto poświęcić czas na ich ulepszenie – to kolejny rok w kierunku wdrażania wypracowanych rozwiązań. W tym celu można zastosować technikę opracowaną przez Edwarda de Bono. Maltański psycholog, profesor Uniwersytetu w Oxfordzie, jest autorem „Sześciu kapeluszy de Bono”.
Kolorowe kapelusze reprezentują różne sposoby myślenia. Poprzez „wirtualne” nałożenie nakrycia głowy, uczestnik wchodzi w rolę i przyjmuje konkretny sposób działania.
Oto znaczenie kolorów kapeluszy:
- Biały – FAKTY – zadaniem właściciela jest przedstawienie faktów dotyczących pomysłu – co mamy, jakie dane, terminy.
- Czerwony – EMOCJE – jego właściciel jest zobowiązany do oceny, czy pomysł budzi emocje, czy są to pozytywne odczucia i jak można pomysł zmodyfikować, by wrażenia były jeszcze lepsze.
- Zielony – KREATYWNOŚĆ – nakładając kapelusz oceniamy, czy pomysł jest kreatywny. Oraz: czy warto pomysł zmodyfikować, i jak to zrobić, by był bardziej pomysłowy.
- Żółty – MOCNE STRONY pomysłu.
- Czarny – SŁABE STRONY – jego właściciel jest zobowiązany do wskazania zagrożeń i niedociągnięć oraz zastanowienia się, jak te słabe strony zniwelować.
- Niebieski – MODERATOR – czuwa nad przebiegiem dyskusji. Wskazuje dalsze kroki wdrażania rozwiązań.
Jak poprowadzić sesję z kapeluszami? Najpierw losujemy kolory dla szóstki uczestników. Potem działania powtarzamy – np. według zasady: przekazujemy kapelusz osobie po prawej stronie. Warto przejść przez trzy takie rundy. Technika dobrze sprawdza się także online.
Z kolei poniższa matryca pomoże ocenić pomysły:
Jak zapewnić wdrożenia, zamiast pomysłów „do szuflady”
Bardzo ważna w procesie jest rola moderatora. To on ma poprowadzić zespół, gdy ten „dojdzie do ściany”, on ma inspirować otwartymi pytaniami. Ale też czuwać nad przebiegiem procesu, kolejnymi etapami i czasem. Tak, by na koniec burzy mózgów nie zostawić „pomysłów w pieluchach”. Im bardziej je doprecyzujemy, tym większa szansa, że doprowadzimy je do etapu wdrożenia.
Dlatego także ważne jest, by w zespole pracującym w procesie były osoby decyzyjne.
– Podczas pracy stosujemy różne techniki, na przykład pytania coachingowe: „A co by było gdybyśmy… mieli nie ograniczony budżet… nie było konkurencji..” To pozwala pofantazjować, pokazuje wymarzone rozwiązania. I z tego czerpiemy. Ale przychodzi też moment omawiania pomysłów pod kątem realności i tu akcept osoby decyzyjnej jest bardzo ważny. Nie chodzi o jednoosobową decyzję, ale czuwanie nad tym, by wybrane przez zespół pomysły mogły być realizowane. By nie było warunków wykluczających – opowiada Magdalena Euejda, Digital Strategy Manager w Bluerank.
Grupowe burze mózgów mają jeszcze jedną zaletę. Osoby, które biorą w nich udział utożsamiają się z pomysłami. To praca całego zespołu! I to też zadziała korzystnie, gdy rezultaty będziemy wdrażać w firmie.
A jak my pracujmy w Bluerank, wykorzystując burze mózgów w procesie Design Sprint – zapraszamy na stronę – STRATEGIA
