Firmy muszą sprawdzać się w biegach długodystansowych. Ale dziś powinny też pobiec sprintem i w ciągu kilku dni zaprojektować nowe rozwiązania. Design Sprint to wymyślony w Google proces umożliwiający szybki restart biznesu i sprawne działanie w nowej rzeczywistości.
Pandemia COVID-19 przyspieszyła tempo zmian na świecie i bardzo zmieniała nas, konsumentów. Inaczej korzystamy z technologii, inaczej pracujemy, komunikujemy się, bawimy i uczymy. Dla firm, które zaspokajają potrzeby klienta końcowego, dziś „przyszłość przychodzi szybciej”, niż ktokolwiek mógł to sobie wyobrazić kilka miesięcy temu – tak twierdzą eksperci PwC w najnowszym badaniu „The Consumer transformed. Global Consumer Insights Survey 2020”.
Kluczem do sukcesu biznesów jest zrozumienie nowych potrzeb konsumentów. Ale to nie wystarczy. Dziś potrzebne jest także szybkie działanie i wdrażanie rozwiązań, które są odpowiedzią na nowe oczekiwania klientów. Dlatego coraz więcej firm sięga po Design Sprint – oparty na podobnych założeniach co Design Thinking proces, ale stawiający na szybkie działanie i wdrażanie wypracowanych pomysłów.
Jak w 5 dni odnaleźć się w NewNow
Dr Stuart English, profesor MA Design Management na Uniwersytecie Northumbria (Newcastle) – w wywiadzie dla Startups Magazine – twierdzi, że myślenie projektowe, ubrane w ramy Design Sprint, może pomóc przedsiębiorstwom dobrze działać w świecie COVID-19. – Firmy muszą dokonać restartu. Zapomnieć o tym, co było i na nowo – ale szybciej niż kiedykolwiek – odkrywać i reagować na zmienioną rzeczywistość, na to „New Now”. Zdaniem profesora – myślenie projektowe (Design Thinking, Design Sprint) jest jednym z najlepiej przygotowanych procesów do rozwiązywania problemów. Dlaczego? Bo pozwala rekonfigurować i reinterpretować. W czasie epidemii zasoby firm nie zmieniły się – wiedza, know-how, pracownicy, nieruchomości, aktywa… Ale sytuacja, w której działają oraz nawyki konsumentów, czyli ich klientów, zmieniły się diametralnie. Jak zatem teraz najlepiej wykorzystać zasoby? Zdaniem profesora, stosowanie metodologii Design Sprint będzie jedną z najmądrzejszych decyzji biznesowych, jakie firmy mogą podjąć w tym roku.
Proces pomoże w ciągu kilku dni – bo stworzony w strukturach Google Design Sprint zakłada 5 dni pracy – znaleźć rozwiązania dla klientów, którzy:
- napotykają nowe problemy podczas zakupów,
- potrzebują innych usług i produktów (bo pracują zdalnie, bo więcej czasu spędzają w domach…)
- inaczej organizują swój czas,
- wiele rzeczy jest dla nich nowych (np. formy płatności online),
- mają inne obawy (zdrowie, bezpieczeństwo)
- preferują inne wartości.
Design Sprint – co to jest? Przewodnik.
Design Sprint to zyskująca uznanie na świecie metoda pracy zespołu. Służy szybkiemu rozwiązaniu problemów projektowych – ocenia potrzeby klientów, pomaga rozpoznać ich nowe nawyki i na tej podstawie pozwala wypracować rozwiązania. Zachęca zespół projektowy do jasnego sformułowania wyzwania i wypracowania pomysłów, a potem niemal zmusza do ich szybkiego testowania, zebrania informacji zwrotnej, ulepszania i wdrażania. Bo z pomysłów w szufladzie, niewiele wynika!
Twórcą procesu jest Jake Knapp, autor książki „Pięciodniowy Sprint”, przewodnika po metodzie. Na początku wieku Knapp pracował w Google. Mając dużo przestrzeni do kreatywności, chciał stworzyć szybki proces pracy nad nowymi rozwiązaniami dla klientów, takimi, które będą sprawnie wdrażane. Okazją do przetestowania procesu był pomysł, na który wpadł z dwójką kolegów – stworzenie aplikacji do videochatu. Zaczęli w weekend, w połowie tygodnia mieli gotowe rozwiązanie – i tak powstała aplikacja, z której dziś korzysta świat: Meet, do niedawna znana jako Hangouts.
Metoda Design Sprint ma wiele wspólnego z Design Thinking – koncentracja na kliencie, zrozumieniu jego potrzeb. To empatia i „wchodzenie w buty konsumenta”. Ale głównym celem jest minimalizacja nakładów: czasu i kosztów. A doświadczenie pokazuje, że 5 dni wystarczy, by wypracować rozwiązania zmieniające biznes i nadające się do wprowadzenia tu i teraz.
Jak zmieniają się konsumenci? Czego potrzebują?
W najnowszym raporcie „The Consumer transformed. Global Consumer Insight Survey 2020” (19 tys. respondentów z 74 dużych miast na świecie), eksperci PwC opisują zmiany, które – w związku z koronawirusem – błyskawicznie weszły na rynek i jak najszybciej musimy je zrozumieć.
To m.in.:
- większa wrażliwość cenowa konsumentów,
- zmienne i niestabilne nawyki zakupowe,
- zwiększenie roli bezpieczeństwa – np. istotna jest dla klientów stała się znajomość procesu zakupowego na każdym etapie styku z nim oraz całej Customer Journey.
- budowanie doświadczeń w domu – cenione będą produkty i usługi, które potęgują nasze dobre doświadczenia w domu czyli tu, gdzie spędzamy więcej czasu.
Eksperci PwC sugerują pewne rozwiązania – np. stworzenie koszyka z produktami tzw. kotwicami, w dobrej cenie. Radzą przeszkolenie pracowników, którzy w jasny i przejrzysty sposób będą potrafili zapewnić konsumentów o bezpieczeństwie oraz budować pełniejsze relacje podczas zakupów online (np. w chińskie marki powołały do życia trend „Touchless Retail”, czyli jak najbardziej bezdotykowy proces obsługi klienta – ale jednocześnie bardzo interaktywny – wielu nabywców jednocześnie na platformie, rozmowy, doradzanie, przesyłanie zdjęć w oglądanych ubraniach, rozmowy o modzie, chat).
Jednocześnie eksperci zastrzegają, że nie ma rozwiązań uniwersalnych. Każda marka musi poznać nowe potrzeby swoich klientów. Im szybciej tym lepiej, bo odpowiadanie na nie, to dziś wyścig z czasem.
– Reakcja na nowe potrzeby musi nastąpić niezwłocznie! Dziś marki szybko budują przewagi konkurencyjne. Na przykład małe firmy, gdy trafią w serca konsumentów, mogą dynamicznie się skalować. Duże muszą mieć się na baczności i być bardzo blisko klienta – mówi Magdalena Euejda, Digital Strategy Manager w agencji marketingu internetowego Bluerank. – Pracując warsztatowo, zgodnie z zasadami Design Sprint, w ciągu 5 dni, marka może dokonać restartu – wypracować nowe, istotne dla klientów rozwiązania, przemyśleć wartości, zmienić sposób działania. Czyli na nowo zdefiniować – w niezwykłym dla wszystkich czasie pandemii – kluczowe sprawy dla jej biznesu.
Zaplanuj 5 dni i działaj! Poradnik Design Sprint
W proces – który może być prowadzony online – powinien być zaangażowany interdyscyplinarny zespół, złożony z 5-8 osób o uzupełniających się kompetencjach. Bardzo ważną rolę pełni moderator. Sprint trwa 5 dni (wskazanych maksymalnie w ciągu 2 tygodni) i składa się z kilku etapów – oto przewodnik po działaniach na każdy dzień.
Dzień 1. Poznanie klientów. Diagnoza potrzeb.
- Kim są klienci, użytkownicy – stworzenie Person.
- Jakie są ich potrzeby, jak zmieniły się w czasie epidemii? Czy potrzebują nowych rozwiązań? Jakie mają nowe problemy/bolączki?
- Co robi konkurencja, czy posiada ofertę, która odpowiada na nowe potrzeby konsumentów?
Dzień 2. Wybór wyzwania.
- Zdecydujcie, które potrzeby klientów chcecie zaspokoić. Na które wyzwania będziecie szukać rozwiązać.
- Przeformułujcie potrzebę na wyzwanie.
Wskazówka: Zastosujcie metodę „Jak możemy…” (w oryginale Design Thinking i Design Sprint, to narzędzie „How Might We”, czyli, jak możemy pomóc? Jak rozwiązać problem? To przekształcanie problemów w możliwości.
Przykład:
Wyzwanie dla dewelopera: Mieszkańcy osiedla nie czują się bezpiecznie.
- Co musi się zadziać, by czuli się bezpiecznie?
- Jak możemy zadziałać, co my możemy zrobić, by czuli się bezpiecznie?
Dzień 3. Burza mózgów.
- Wykorzystajcie techniki kreatywne. Zapisujcie wszystkie pomysły.
- Wybierzcie najlepsze rozwiązania odpowiadające na wyzwania.
- Przygotujcie szkice pomysłów.
Wskazówka: Grupowe burze mózgów nie działają… jeśli nie ma w nich przestrzeni na samodzielną pracę. Praca w pojedynkę zmusza do koncentracji, a czując odpowiedzialność, napędzamy się do osiągania lepszych rezultatów. Prezentacja rozwiązań indywidualnych ma inspirować innych – ideą burzy mózgów jest nadbudowywanie pomysłów.
A jak wybrać pomysły? Szkice pomysłów powieście na ścianie. Głosujcie na najlepsze – za pomocą kropek (każdy ma trzy kropki-głosy). Lub: pomysły spisane na żółtych karteczkach przyklejcie na tablicę, w pionie. Każdy uczestnik ma prawo przesunąć trzy karteczki w prawo o 10 cm i trzy o 20 cm. Po prawej jest meta najlepszych rozwiązań. Gdy po takich decyzjach wyłonią się 3-4 pomysły, warto ponowić głosowanie, skupiając się tylko na nich.
Dzień 4. Prototypowanie.
- Zbudujcie prosty prototyp rozwiązania. Jak działa w praktyce?
- Koncentrujcie się na użyteczności i funkcjonalności, a nie aspekcie wizualnym.
Wskazówka: jeśli finalne rozwiązanie będzie na ekranie (np. aplikacja na telefon) to rysujcie, używajcie karteczek, przeklejajcie. Porównujcie do rzeczywistego rozmiaru. Jeśli jest to usługa – napiszcie scenariusz, odgrywajcie scenki. Prześledźcie całą Customer Journey.
Dzień 5. Feedback. Ulepszanie. Plan wdrożenia.
- Pokażcie prototyp potencjalnym użytkownikom – osobom, które nie brały udziału w Sprincie.
- Zapytajcie, co się podoba, a co nie działa dobrze. Słuchajcie i notujcie. Ulepszajcie.
Wskazówka: By zdobyć wartościowy feedback oceniający prototyp wystarczą wywiady z 5 osobami. Design Sprint odwołuje się do badań Jakoba Nielsena, eksperta zajmującego się badaniem użytkowników, pioniera oceniania użyteczności stron internetowych. Nielsen przeprowadzał tysiące wywiadów, ale badał też, ile ich potrzeba, by rozmówcy wskazali najistotniejsze rzeczy. Okazało się, że 85 proc. problemów i niedoskonałości jest zdiagnozowanych w pięciu wywiadach!
Wybierzcie z wywiadów 10 wskazówek, które są podpowiedziami, jak ulepszyć produkt czy usługę. Zaoferujcie rozwiązanie klientom.
Creative Confidence i odwaga zespołu
Co jest warunkiem dobrego Sprintu? Jeden z twórców procesu Design Thinking, David Kelley, mówi o Creative Confidence. Uważa, że wszyscy jesteśmy kreatywni, lecz wielu z nas brakuje pewności do wdrażania nowych pomysłów, a nawet dzielenia się nimi. W artykule dla Harvard Business Review, Kelley tak definiuje kreatywność: „To naturalna zdolność do przychodzenia z nowymi ideami i ciekawością do ich przetestowania”. Zadziała, gdy będziemy widzieć efekty – czyli wdrożenia. To nas zachęci, doda pewności siebie do dzielenia się kolejnymi pomysłami.
– Dlatego tak ważna w procesie jest rola moderatora, który jest odpowiedzialny za ramy czasowe oraz za to, by Design Sprint zakończyć przetestowaniem i planem wdrożenia pomysłów. Zdecydowanie widzimy to podczas warsztatów, które prowadzimy. Udane wdrożenia motywują, zachęcają do dalszych działań, otwierają ludzi, wzmacniają ich kreatywność – opowiada Joanna Blewąska, Digital Strategy Specjalist w Bluerank, która metodą Design Thinking pracuje od kilku lat.
Moderator musi też zapewnić iteracyjność procesu. Podejście iteracyjne oznacza stopniowe ulepszanie rozwiązania – zmienianie produktu, poprawianie elementów, przerabianie drobiazgów.
– Iteracyjność procesu ma przekonać członków zespołu projektowego, że można zrobić krok w tył, coś powtórzyć, zmienić. Ważne, by wyciągać wnioski i aby następna wersja rozwiązania była choć o jedną cechę poprawiona – mówi Tomasz Sąsiadek, Co-Managing Director w Bluerank. – Istotne jest też to, by 5-dniowy proces zmienił myślenie zespołu. Na bardziej odważne, z większą chęcią do testowania, próbowania. Wspominam o tym, bo widzimy w Bluerank, że to w takim działaniu rodzą się najbardziej innowacyjne pomysły.
Świat sprintuje z Design Sprint
Stosowanie metody zaleca też firma doradcza KPMG. Jej eksperci pokazują, że szybko i skutecznie powinny dziś działać nie tylko firmy, ale i jednostki publiczne – w zupełnie nowej sytuacji znalazła się na przykład ochrona zdrowia.
Po proces sięgają też uczelnie, które wprowadzają zajęcia z metody Design Thinking i Design Sprint do swoich programów zajęć. A studentów uczą na realnych wyzwaniach – na przykład w maju 200 studentów z 43 kierunków University of Georgia wzięło udział w Virtual Design Sprint. Stworzyli interdyscyplinarne zespoły i pracowali nad rozwiązaniami związanymi z pandemią, m.in. odkażanie środków ochrony osobistej, przeciwdziałanie skutkom izolacji społecznej, opracowali aplikację mobilną pomagającą w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Partnerami merytorycznymi w projekcie byli profesorowie, lekarze, ratownicy medyczni, pracownicy socjalni, ale też przedsiębiorcy, szefowie dużych i właściciele mniejszych firm.
Anupam Narula, profesor marketingu w Amity University Noida w Indiach – w artykule dla ETBrandEquity – mówi jasno: firmy i instytucje, które zmodernizują swoje modele biznesowe do nowej rzeczywistości, odkrywając ją poprzez myślenie projektowe, wyłonią się z kryzysu jako zwycięzcy. I choć dziś czeka nas niepewność i zmienność na rynku, to można starać się traktować tę sytuację jako szansę i szukanie nowych możliwości.
Zainteresował Cię temat Design Sprint? Zobacz jak możemy wykorzystać tą metodę i pomóc w rozwoju Twojego biznesu. Zapoznaj się a naszą ofertą.
Organizujemy też warsztaty Design Thinking – zobacz i dowiedz się więcej!
